В книге «Начинайте с главного» (автор Патрик Форсит) очень грамотно описаны советы, помогающие стать и оставаться организованным. И действительно, организованность – ценное качество. Это качество, в наш сумасшедший век скорости, когда время – самый ценный ресурс, а ваш рабочий график настолько плотный, что все успеть невозможно, оценивается как талант.
Научиться быть организованным – едва ли не самое важное задание каждого делового человека.
Научиться быть организованным – значит быть на шаг впереди. Организованность – залог эффективной и плодотворной работы, а значит – залог успеха.
Какие же основные принципы организованности? Прежде всего, это создание правильного режима работы. У каждого из нас есть собственные биологические часы и, как мне кажется, было бы глупо не признавать их существования. Исходя из этого, планируйте свой рабочий день в зависимости от вашего биологического ритма. Если вы «жаворонок» - все важные встречи и задания старайтесь спланировать на первую половину дня, и наоборот, «совам» необходимо время на «раскачку», соответственно наиболее продуктивной для них будет вторая половина дня.
Организованность и планирование рабочего времени – друзья и союзники. При плохой организованности каждое дело занимает чуть больше времени, нежели необходимо. Изо дня в день потраченное неэффективно время накапливается, влача за собой
снежный ком «дел отложенных». При плохой организации рабочего дня, в конце концов нас раздавит лавина «недоделанных и отложенных дел».
Вот несколько проблем, связанных с плохой организованностью:
- Вы с трудом находите нужную информацию, документы;
- Вы опаздываете на совещания или деловые встречи;
- На вашем столе бардак – документы не отсортированы, чашка с кофе – на вершине этого айсберга;
- В вашем ежедневнике некоторые задания переносятся с сегодня на завтра, и так – уже определенный период времени;
- Вы уже не можете четко расставить приоритеты;
- В результате вы тратите кучу времени и сил, поставленные цели достигаются не так быстро и не так качественно.
От вашей неорганизованности страдают окружающие вас коллеги, начиная от подчиненных, заканчивая вашими партнерами по бизнесу. От вашей
неорганизованности страдает ваша репутация и ваш бизнес.
Это далеко не все проблемы, связанные с неорганизованностью.
Итак, как же стать организованным? Как мы уже отметили, залогом организованности есть планирование.
Всегда планируйте свою работу. Планирование — это вид деятельности, связанный с составлением планов. Планирование в самом общем виде
подразумевает выполнение следующих этапов:
- Постановка целей и задач;
- Составление программы действий;
- Выявление необходимых ресурсов и их источников;
- Доведение планов до их непосредственных исполнителей
Патрик Форсит подчеркивает, что необходимо уметь правильно составлять пункты вашего плана. Это необходимо для того, чтобы просматривая свой план, вы могли восстановить в памяти так называемую модель "четырех "О", что расшифровывается следующим образом:
- Определение перечня конкретных действий. Этот список должен быть полным, но его отдельные пункты должны иметь вид коротких заметок, так как в противном случае работать с ним будет сложно.
- Оценка времени, необходимого для выполнения каждого отдельного пункта.
- Обратите внимание на возможные непредвиденные обстоятельства, а также вашу текущую работу. Иногда выполнение заданий требует немного больше времени, нежели это кажется на первый взгляд.
- Обозначьте приоритеты. Обозначение приоритетов - ключевой момент и один из самых важных аспектов управления временем, который необходимо учитывать абсолютно всем.
Ежедневно пересматривайте свой план – например, в конце рабочего дня. Вносите корректировки, закрывайте выполненные задания. Ведь как гласит народная мудрость, любой, даже самый идеальный план может не выдержать встречи с жестокой реальностью.
Группировка поставленных задач. От того, как правильно вы сгруппируете поставленные задачи, зависит успех их выполнения. Для удобной группировки вам следует выбрать 3-4 категории, которые будут отражать суть и степень важности задания. К примеру:
ПРИОРИТЕТ
ВАЖНО
СРОЧНО
ТРЕБУЕТ ИЗУЧЕНИЯ
КОНТРОЛЬ
ПРОЧИТАТЬ
Выберите для себя актуальные в вашей работе категории, и всегда группируйте ваши задачи соответственно с ними.
Эффективно используйте свой ежедневник. Независимо от того, как мы привыкли планировать свое рабочее время, ежедневник является незаменимым атрибутом деловой жизни. Мало просто вести ежедневник, необходима
четко упорядоченная система его ведения.
История ежедневников насчитывает не одно столетие. На Руси, первая царица с ярко выраженными деловыми качествами, Екатерина Вторая имела привычку записывать всё, что произошло за день, а также все, что планировала сделать. Екатерина Вторая
обязывала своих подданных вести ежедневник.
Говоря о более позднем времени, к ежедневнику привыкли мы все, еще в школе. Да-да, вспомните школьный дневник! Именно он и был первым нашим инструментом на пути к организации и планированию времени. В дневник мы заносили расписание (план на неделю), а также записывали результат выполнения поставленных задач (нам ставили оценки).
Сегодня ежедневник - это чрезвычайно важный инструмент. Он идеально подходит для записи ключевой информации, списка важных дел, телефонных номеров и контактов бизнес-партнеров. Ежедневник очень удобен тем, что с его помощью можно планировать свой день, и как следствие – придерживаться намеченного плана. Для меня ежедневник – незаменимый помощник, который помогает рационально использовать мое время.
Очень важная характеристика ежедневника – его качество. Ассортимент ежедневников, которые предлагает нам современная бизнес-индустрия очень велик. Вы можете подобрать себе дешевый ежедневник или ежедневник Vip-класса. Встречаются ежедневники с обложками из разнообразных материалов - ткани, кожзама, натуральной кожи. Стоимость и качество в таких случаях прямо пропорциональны. Поэтому важным критерием при выборе ежедневника
должен быть срок его службы.
Как правило, ежедневник покупается на год, соответственно срок службы ежедневника – один год. Естественно, ежедневники в обложке из натуральной кожи или качественной искусственной кожи будет не стыдно достать и под конец года – обложка не
потрескается и не затрется. Качественный ежедневник – часть имиджа делового человека.
Пословица «По одежке встречают» - относится и к деловым аксессуарам. Согласитесь, как приятно
на деловой встрече записывать важные данные в хороший кожаный ежедневник, а не в дешевый блокнот.
Современные ежедневники оснащены содержательным информационным блоком – карта метрополитена или страны, список телефонных кодов городов Украины, список важных телефонов
правительственных организаций и учреждений и прочее. По желанию, блок ежедневника может быть укомплектован персональными данными вашей компании. В таком случае, кожаный ежедневник с логотипом вашей фирмы и дополнительной информацией о компании внутри – прекрасный корпоративный подарок, который в течении года будет напоминать вашим партнерам о вас.